Cymdeithas Hanes a Chofnodion Sir Feirionnydd

Hysbysiad Preifatrwydd
Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut y byddwn yn prosesu’r data personol y byddwch yn ei roi i ni. Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus i ddeall pam ein bod yn casglu data a beth fyddwn ni yn ei wneud gyda’r data hwnnw.

Pa fath o wybodaeth fyddwn ni’n ei chasglu gennych chi?
Fel arfer bydd hyn yn cynnwys eich enw llawn a’ch manylion cyswllt (gan gynnwys eich rhif ffôn cyswllt/rhif ffôn symudol, cyfeiriad e-bost a phost); ac os yn berthnasol, eich manylion banc neu gymdeithas adeiladu i drefnu archeb sefydlog i gael eich tanysgrifiadau blynyddol. Bydd aelodau newydd yn rhoi’r wybodaeth hon ar ffurflenni cais a lawrlwythir o’n gwefan neu ar ffurflen bapur.

Ar ba sail y gallwn ni brosesu eich gwybodaeth?
Y sail gyfreithiol dan y ddeddfwriaeth diogelu data ar gyfer prosesu eich data personol yw’r diben “ein buddiannau cyfreithlon, heblaw pan fydd ein buddiannau yn cael eu trechu gan fuddiannau, hawliau neu ryddid yr unigolion yr effeithir arnynt” (sef chi).

A ninnau yn gymdeithas fach ac yn elusen gofrestredig nad yw’n gwneud elw yn amcan ganddi, ein busnes cyfreithlon yw hybu diddordeb yn ein hanes lleol a chefnogi ymchwil a phrosiectau hanesyddol trwy gynnal digwyddiadau lleol i’n haelodau a chyhoeddi a dosbarthu Cylchgrawn blynyddol i’r aelodau.

Beth fyddwn ni’n ei wneud gyda’ch data?
Rydym yn cadw a defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:
* brosesu a chofnodi eich tâl aelodaeth blynyddol
* anfon y Cerdyn Aelodaeth a’r Rhaglen, Agendâu a Chofnodion ein Cyfarfod Blynyddol a’r Cylchgrawn
* cysylltu â chi ynglŷn â threfniadau ymarferol ein digwyddiadau
* cyfathrebu â chi ynglŷn ag unrhyw ymholiadau a all fod gennych am eich aelodaeth
* anfon gwybodaeth ymlaen i chi am unrhyw ddigwyddiadau hanesyddol lleol eraill a all fod o ddiddordeb i chi.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich data?
Byddwn yn cadw eich data nes byddwch yn dynodi nad ydych yn dymuno bod yn aelod o’r Gymdeithas mwyach.

A ydym yn rhannu eich data?
Nid ydym yn rhannu eich data, ac eithrio â chwmnïau sy’n rhoi gwasanaethau penodol i ni, sef –
• y cwmni argraffu ar gyfer labeli cyfeiriad aelodau
• y cwmni cyhoeddi ar gyfer dosbarthu’r Cylchgrawn.
Maent yn gweithredu ar gyfarwyddyd y Gymdeithas yn unig ac maent yn ddarostyngedig i ymrwymiadau contractaidd sy’n rheoli diogelu data a chyfrinachedd.

Sut fyddwn ni’n cadw eich data yn ddiogel?
Mae swyddogion gwirfoddol y Gymdeithas yn cadw eich data ar eu cyfrifiaduron, gliniaduron neu ddyfeisiadau symudol. Diogelir y rhain gan gyfrineiriau a systemau gwrth-firws priodol ac maent yn cael eu storio yn gyson i osgoi colli data. Os bydd perygl i’r data, byddwn yn rhoi adroddiad am hynny i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth cyn pen 72 awr.

Sut gallwch chi gael mynediad at eich data?
Mae gennych hawl i wneud cais ysgrifenedig am gopi o’ch data personol sydd gennym a hynny yn ddi-dâl a gofyn i ni ddiweddaru neu dynnu unrhyw beth a all fod yn anghywir neu a all fod wedi newid. Byddwn yn ymateb i’ch cais cyn pen mis.

Sut gallwch chi gyflwyno cwyn?
Os dymunwch gwyno am y modd yr ydym wedi trin eich data personol, gallwch ofyn i ni ymchwilio. Os na fyddwch yn fodlon ar ein hymateb, gallwch gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Beth yw’r camau nesaf?
Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd drafft hwn yn cael ei roi ar wefan y Gymdeithas a’i drafod yn y Cyfarfod Blynyddol. Yn y cyfamser, os oes gennych unrhyw sylwadau, cysylltwch ag Ysgrifennydd Cyffredinol y Gymdeithas, sy’n gweithredu fel Cydlynydd Rheoli Data.

Dyddiad: Mai 2018

Nodiadau:
Cymdeithas Hanes a Chofnodion Sir Feirionnydd yw’r Rheolwr Data.

Ysgrifennydd Cyffredinol Mygedol
Beryl H. Griffiths
Nant-y-llyn
Cynllwyd Uchaf
Llanuwchllyn
Bala
Gwynedd LL23 7DF
E-bost: ysgrifennyddchsf@yahoo.co.uk
http://www.hanes-meirionnydd.cymru

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
http://www.ico.org.uk
Ffôn: 0303 123 1113